Một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định trong bất kỳ sự kiện lớn hay nhỏ. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi tới cuối sự kiện một phương pháp có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai thực hiện chương trình hoàn hảo sẽ đưa ý tưởng đến với khách mời một phương pháp hoàn thiện, nếu ý tưởng perfect tới mấy mà không tổ chức ổn thì sẽ dẫn tới rất nhiều vấn đề. Trong đa số công ty và doanh nghiệp nhỏ thì rất nhiều nơi họ tự đứng ra thực hiện một sự kiện cho chính mình.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Ghi rõ đích đến của sự kiện

Yêu cầu khi xác định mục tiêu là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng dễ dàng làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một mình tại tất cả đa số bước. Hơn nữa, nếu xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về mục đích sự kiện thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có khá nhiều mục tiêu phổ biến như: bán hàng, tăng sự phổ biến thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch cách nào để khi event kết thúc, hầu hết những khách mời phải hướng đến đích đến ban đầu đó.

Làm việc nhóm và báo cáo kết quả cuối cùng với lãnh đạo

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện tại của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra đa số ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện cần phải liên tục được nêu ra trong tất cả đa số lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch tốt thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Đừng xem thường truyền thông cho sự kiện

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau sự kiện, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra hoàn hảo trên thực tế.

tổ chức tết trung thu cho các bé
Bạn cũng nên phải lưu ý đến truyền thông nội bộ, tại vì thực sự đã có rất nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều chủ yếu nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách các mảng khác nhau, dù lớn hay là nhỏ của sự kiện đều nên phải hiểu sâu sắc về mục đích của event thì rất khó để công chúng mục đích có thể hiểu và đạt được mục tiêu truyền thông khi tổ chức sự kiện.