Để người thực hiện sự kiện thúc đẩy sự gắn kết giữa nhà tài trợ, sản phẩm và khách hàng, thu hút thêm không hề ít khách tham gia làm nên thành công của sự kiện là do có sự góp mặt của yếu tố truyền thông, nó không phải là một sân chơi dễ dàng để điều khiển. Sau đây là những điều bạn nên làm khi sử dụng phương tiện truyền thông trong quá trình tổ chức event.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

1. Trước khi sự kiện diễn ra

Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định xem đối tượng khách mời mục đích của bạn hoặc là những nhà tài trợ tiềm năng thường tham gia mạng xã hội nào không ít nhất, bạn cần phải nắm rõ thông tin của khách mới để chọn mạng xã hội thích hợp cho việc đăng tải thông tin hiệu quả.

Thứ hai bạn cần chọn các phương tiện thích hợp nhất với nhu cầu của bạn sử dụng những phần mềm hoặc bảng biểu để theo dõi tiến độ của việc tổ chức. Nếu bạn có sẵn một nhóm chuyên theo dõi và làm công tác truyền thông xã hội thì hãy xem xét việc chọn một công cụ hỗ trợ như Sprout Social để giữ tất cả mọi người trên cùng một trang dù họ có sử dụng các mạng xã hội khác nhau đi nữa.

2. Quá trình thực hiện event

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra bạn nên chọn một người giám sát mạng truyền thông xã hội theo dõi cập nhật thông tin event và trả lời các câu hỏi của khách tham gia trên các trang mạng xã hội. Bạn hãy gia tăng trải nghiệm sự kiện trực tiếp bằng cách làm nên đa số cơ hội tham dự đơn giản cho khách mời thường online trên mạng. Thiết lập bộ hình ảnh trên Flickr cho event, và khuyến khích khách tham dự chụp hình và đăng tải chúng lên album cộng đồng này. Đó chính là cách duy trì và tạo sự gắn kết hơn với cộng đồng và khách tham dự.

tổ chức lễ khai trương showroom

3. Sau khi sự kiện kết thúc

Điều bạn cần làm là cập nhật cho mạng cộng đồng online thông tin về event, hội nghị và phải nhân rộng thông tin càng vô cùng nhiều càng hoàn hảo. tại vì đích đến thông tin không chỉ tới với đa số người đã tham dự mà còn đến với cả các người đã không có mặt trong sự kiện. Sự đăng tải thông tin càng súc tích, hình ảnh hóa và thu hút thì sẽ càng khiến những người chưa tham dự háo hức chờ đón sự kiện tiếp theo của bạn. Thông qua những trang mạng như facebook, twitter… bạn có thể theo dõi và đánh giá lượt truy cập trực tuyến, tham gia bình luận đó là một lợi thế cho bạn.