Khi mà khối lượng công việc của đa số Even-er ngày càng không ít thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp tương đối hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong khá nhiều trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn cần lưu ý 3 nội dung sau.

cong ty may roi hoi


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn ở cho khách mời.

Trang thiết bị tổ chức sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. một số vật dụng này thường các công ty thực hiện event không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. những nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển các thiết bị, và người tổ chức event sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành những thiết bị này nếu như khám phá được một nhà cung cấp thêm đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ 4 nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ nên nhiều thiết bị hơn, hay là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

Hoặc một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ tại qua đêm cho họ, hãy khám phá một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu hoàn hảo từ các nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp bạn rất nhiều về ý tưởng cho 4 hoạt động dành cho khách mời xung quanh event chính.

Cung cap pg


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài đa số người chủ chốt trong một team tổ chức chương trình, còn rất nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như đa số người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hoặc là PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn nên sắp thời thời gian và công việc một cách hợp lí nhất.

Bạn cần thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn một số vật dụng trưng bày, treo gắn 4 hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn cần làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi đây là hạng mục quan trọng và mất rất nhiều thời gian

nếu như bạn muốn truyền thông cho sự kiện thì hoàn hảo hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm cách thức liên hệ với 5 báo, đài hoặc tự viết bài PR bởi lẽ chắc chắn bạn sẽ không có giá hoàn hảo như 3 agency chuyên về ngành này.