Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương và các khoản trích theo lương đóng một vai trò quan trọng vì một số nguyên nhân sau đây:
Thứ nhất, tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí rất lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức.
Thứ hai, Trong các cuộc kiểm toán mà tiền lương là một bộ phận đáng kể của hàng tồn kho tại các công ty sản xuất và chế biến và công ty xây dựng…, việc phân loại không đúng đắn tài khoản tiền lương có thể ảnh h-ởng đáng kể đến quá trình đánh giá tài sản của một số tài khoản như sản phẩm đang chế tạo, thành phẩm hoặc các công trình đang xây dựng dở dang. Thí dụ, chi phí sản xuất chung phân bổ cho hàng tồn kho vào ngày lập bảng cân đối tài sản có thể bị báo cáo dư nếu tiền lương của nhân viên quản lý hành chính vô tình phân bổ vào chi phí sản xuât chung. Tương tự, quá trình đánh giá hàng tồn kho bị ảnh hưởng nếu chi phí lao động trực tiếp của các cá nhân, nhân viên không phân bổ cho đúng công việc hoặc đúng quá trình sản xuất. Khi một số công việc được tính hoá đơn theo phương pháp cộng chi phí, thu nhập và giá trị của hàng tồn kho đều bị ảnh hưởng bởi việc phân bổ chi phí lao động không đúng công việc.
Khi chi phí lao động là một yếu tố trọng yếu trong quá trình đánh giá hàng tồn kho thì phải có một sự chú trọng đặc biệt vào việc khảo sát các quá trình kiểm soát nội, bộ cách phân loại đúng đắn các nghiệp vụ tiền lương. Tính chất nhất quán từ kỳ này qua kỳ khác, một tính chất cơ bản của cách phân loại, có thể được khảo sát bằng việc xem xét lại sơ đồ tài khoản và các thể thức thủ công. Điều cũng nên làm là đối chiếu các phiếu công việc hoặc bằng chứng khác về sự có làm việc của nhân viên trong một công việc hoặc quá trình sản xuất cá biệt với sổ sách kế toán mà có ảnh hưởng đến quá trình đánh giá hàng tồn kho.


Tiền lương là gì
Thứ ba, tiền lương là một trong các khoản mục có thể xảy ra các hình thức gian lận của nhân viên làm cho một lượng tiền lớn của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát. Với những lý do trên nên kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương thường được kiểm toán viên chú trọng trong các cuộc kiểm toán tài chính.
Xem thêm: bancassurance là gì, vai trò của nguồn nhân lực

Vai trò của tiền lương
Thông thường, Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận (sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm .v.v…) và dùng cho một kỳ thanh toán (thường là một tháng). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt người lao động đều được ghi chép hằng ngày vào Bảng chấm công. Người giám sát (đốc công, quản đốc, đội trưởng…) của bộ phận thực hiện công tác chấm công cho nhân viên của mình căn cứ vào số nhân viên có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để người lao động có thể giám sát thời gian lao động của mình.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của đơn vị, cá nhân người lao động. Do người giao việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, và người kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán để tính lương.
Hợp đồng giao khoán là bản ký duyệt giữa người giao khoán và người nhận khoán về một lượng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Chứng từ chính là cơ sở để thanh toán lương.
Tất cả các trường hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có biên bản ngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra và những nguyên nhân làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại.
Ngoài ra, các trường hợp ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động đều cần phải có phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu riêng.
– Tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán lương: Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phận hoạt động tới bộ phận kế toán tiền lương, kế toán tiền lương phải kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi tính tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành nhân với mức lương hoặc bậc lương hoặc đơn giá đã được phê duyệt bởi phòng nhân sự cho từng lao động, từng bộ phận. Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và thuế thu nhập cá nhân v.v… đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành hoặc thoả thuận giữa ng-ời sử dụng lao động hoặc người lao động.
Sau khi tính toán xong thì kế toán phải lập thành các Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng ( Theo các mẫu số 02 và 03-LĐ tiền lương- Chế độ chứng từ kế toán) để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp và thưởng cho người lao động. Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập Bảng khai các tài khoản phải nộp phải trả về các khoản phải trích theo lương. Đồng thời nó cũng chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lương cho ng-ời lao động và thanh toán các nghĩa vụ với các cơ quan chức năng.
Trong quá trình lập các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động thì kế toán phải tiến hành phân loại các loại tiền lương, tiền thưởng phải trả cho từng nhóm người lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng của người lao động như lao động trực tiếp, lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sản xuất, lao động phục vụ bán hàng, hay lao động phòng ban để làm căn cứ phân loại tiền lương, thưởng vào chi phí một cách hợp lý và đúng đắn.
– Ghi chép sổ sách tiền lương: Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các chứng từ gốc đính kèm kế toán tiến hành vào sổ nhật ký tiền lương. Định kỳ, Sổ nhật ký tiền lương sẽ được kết chuyển sang Sổ cái. Đồng thời với việc vào sổ, kế toán tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền ( Kế toán trưởng, giám đốc tài chính…).
– Thanh toán tiền lương và bảo đảm những khoản lương chưa thanh toán: khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng thì thủ quỹ phải kiểm tra đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lương với danh sách thanh toán trên bảng tiền lương, thưởng. Các phiếu chi hoặc séc chi phải được ký duyệt bởi người mà không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương. Sau khi thủ quỹ đã kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận ký vào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quỹ phải ký vào phiếu và đóng dấu “Đã chi tiền”. Các phiếu chi hoặc séc chi phải được đánh theo số thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán.
Đối với những phiếu chi hoặc séc chi lương chưa được thanh toán thì được cất trữ cẩn thận và bảo đảm đồng thời phải được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế toán. Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm đảm bảo ngăn ngừa các phiếu chi hoặc séc chi giả mạo.
Xem đầy đủ: chức năng của tiền lương