Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của event đó là khách mời. Nếu như sự kiện của bạn thực hiện với quy mô lớn nhưng không có nhiều khách mời tham gia thì event đó không hoàn hảo. Nhưng nếu event được tổ chức với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham dự quá đông thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng như mong đợi thì event của bạn cũng đã thất bại.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Để giúp bạn hiểu hiểu rõ hơn các tình huống có thể xảy ra đối với event chúng tôi đã mang đến cho bạn một số thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham gia so với quy mô của sự kiện

Nếu như bạn tổ chức một event thì đòi hỏi khách mời phải tới từ khá nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và đến từ tổ chức nào thì điều cần thiết bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả các khách mời cũng như khán giả tới tham dự.

Không chỉ dừng lại ở đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian thực hiện event để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu lượng khách mời đến quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả những nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời tới đúng giờ để kịp cho tiến độ của event.

Có quá đông khách mời tới tham dự so với quy mô của event

Đôi khi trong tổ chức sự kiện bạn sẽ phải gặp các vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với event hoặc lượng khách mời đến quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi lẽ thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu trong thực hiện sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham gia để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại tại khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

dich vu to chuc le khai truong

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ dễ dàng xử lí hơn nhiều. Bởi lẽ khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc là thông báo cho họ về sự kiện.