Kinh doanh quán cafe là một giấc mơ của nhiều người, nhưng không ít người phải đóng cửa chỉ sau vài tháng hoạt động. Nguyên nhân chính? Rủi ro tài chính. Nếu không có kế hoạch chặt chẽ, việc setup quán cà phê có thể trở thành một khoản đầu tư tốn kém mà không đem lại lợi nhuận.

Vậy làm sao để giảm thiểu rủi ro tài chính khi mở quán cafe? Hãy cùng daotaophache.com khám phá những bí quyết giúp tối ưu vốn, kiểm soát chi phí và đạt được thành công bền vững!



1. Những rủi ro tài chính khi setup quán cafe

Trước khi bàn về cách tối ưu chi phí, chúng ta cần hiểu những rủi ro tài chính phổ biến nhất trong quá trình setup quán cafe. Dưới đây là một số vấn đề mà nhiều chủ quán thường gặp phải:

1.1. Chi phí đầu tư ban đầu quá cao

Khi mới bắt đầu, nhiều người có xu hướng chi tiêu quá mức cho mặt bằng, thiết bị, nội thất mà không thực sự cần thiết. Một số sai lầm phổ biến gồm:

  • Thuê mặt bằng quá lớn hoặc ở vị trí quá đắt đỏ.
  • Đầu tư vào trang thiết bị cao cấp ngay từ đầu thay vì chọn các phương án tiết kiệm hơn.
  • Chi tiêu nhiều vào nội thất, trang trí mà không tập trung vào chất lượng đồ uống.
? Giải pháp:
✔️ Lập danh sách chi phí cần thiết và ưu tiên các khoản quan trọng như máy pha cà phê, nguyên liệu chất lượng.
✔️ Tìm mặt bằng phù hợp với mô hình kinh doanh, không nhất thiết phải là vị trí trung tâm đắt đỏ.
✔️ Tận dụng đồ nội thất thanh lý hoặc thiết kế tối giản để tiết kiệm chi phí.

1.2. Dự báo doanh thu không chính xác

Nhiều người khởi nghiệp quán cafe quá lạc quan về doanh thu, dẫn đến tình trạng:
  • Không đủ tiền để duy trì quán khi doanh thu thấp hơn mong đợi.
  • Không có kế hoạch tài chính dự phòng nếu quán gặp khó khăn trong những tháng đầu tiên.
? Giải pháp:
✔️ Phân tích thị trường kỹ lưỡng trước khi mở quán. Xác định nhóm khách hàng mục tiêu, thói quen tiêu dùng và mức độ cạnh tranh.
✔️ Tạo bảng dự báo doanh thu thực tế bằng cách tham khảo số liệu từ các quán cafe tương tự hoặc sử dụng công cụ phân tích tài chính.
✔️ Chuẩn bị ngân sách dự phòng để đảm bảo quán có thể hoạt động ít nhất 6 tháng mà không bị áp lực tài chính.

1.3. Chi phí vận hành vượt kiểm soát

Ngay cả khi quán đã hoạt động, nhiều chủ quán vẫn mắc sai lầm trong việc quản lý chi phí vận hành, khiến lợi nhuận bị bào mòn nhanh chóng. Một số vấn đề thường gặp:
  • Chi phí nguyên liệu cao do không tối ưu quy trình mua hàng.
  • Nhân sự quá đông hoặc không có kế hoạch sắp xếp ca làm hợp lý.
  • Tiền điện nước, mặt bằng, bảo trì thiết bị… phát sinh ngoài dự kiến.
? Giải pháp:
✔️ Kiểm soát chặt chẽ chi phí nguyên liệu: Hợp tác với nhà cung cấp uy tín, theo dõi mức tiêu hao nguyên liệu mỗi ngày.
✔️ Tối ưu hóa nhân sự: Sắp xếp ca làm phù hợp, tránh lãng phí nguồn lực.
✔️ Sử dụng công nghệ quản lý: Phần mềm quản lý quán cafe giúp theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

1.4. Thiếu kế hoạch dự phòng tài chính

Rất nhiều quán cafe đóng cửa không phải vì không có khách, mà vì không đủ vốn để duy trì khi gặp khó khăn. Các yếu tố như dịch bệnh, thời tiết xấu, hay biến động kinh tế có thể khiến doanh thu giảm đột ngột.

? Giải pháp:
✔️ Dự trữ ít nhất 20-30% vốn ban đầu làm quỹ dự phòng.
✔️ Xây dựng chiến lược marketing lâu dài để giữ khách hàng trung thành và đảm bảo dòng tiền ổn định.
✔️ Đa dạng hóa nguồn thu, ví dụ như bán hàng online, bán combo ưu đãi để tăng doanh thu.

>>>Đọc nội dung liên quan: học pha chế để mở quán cà phê.



2. Cách tối ưu chi phí khi setup quán cafe

Sau khi hiểu rõ các rủi ro tài chính, bước tiếp theo là tối ưu chi phí, giúp quán cafe hoạt động bền vững mà không bị áp lực tài chính.

2.1. Lên kế hoạch tài chính chi tiết

Một trong những sai lầm lớn nhất của người mới mở quán là không có kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn giữa chừng.

? Giải pháp:
✔️ Lập bảng dự toán chi phí, bao gồm các hạng mục chính như:

  • Chi phí mặt bằng: Thuê, đặt cọc, sửa chữa.
  • Trang thiết bị: Máy pha cà phê, máy xay, ly cốc, bàn ghế.
  • Chi phí vận hành: Nguyên liệu, nhân sự, điện nước.
    ✔️ Dự trù ngân sách hợp lý, tránh đầu tư quá tay vào những hạng mục không cần thiết.
2.2. Lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp

Không phải mô hình quán cafe nào cũng cần vốn lớn. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy cân nhắc các mô hình giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận.

? Cafe take-away: Chi phí mặt bằng thấp, dễ triển khai.
? Cafe nhượng quyền: Lợi thế thương hiệu có sẵn, giảm rủi ro marketing.
? Cafe kết hợp không gian làm việc: Thu hút dân văn phòng, tối ưu doanh thu.

? Giải pháp:
✔️ Chọn mô hình phù hợp với ngân sách và khả năng vận hành của bạn.
✔️ Bắt đầu với mô hình nhỏ rồi mở rộng khi quán ổn định.

2.3. Tiết kiệm chi phí mặt bằng và nội thất

Mặt bằng là một trong những khoản chi phí lớn nhất khi setup quán cafe. Tuy nhiên, nhiều chủ quán đã mắc sai lầm khi chọn vị trí quá đắt đỏ hoặc đầu tư quá nhiều vào nội thất mà chưa tính toán kỹ.

? Giải pháp:

✔️ Chọn mặt bằng hợp lý:
  • Không nhất thiết phải nằm ở mặt tiền đắt đỏ, hãy ưu tiên vị trí có đông người qua lại, gần trường học, văn phòng.
  • Cân nhắc các lựa chọn chung cư, nhà trong hẻm nhưng có không gian thoáng đãng, dễ tiếp cận.
✔️ Tận dụng nội thất thông minh:
  • Mua đồ thanh lý hoặc tự thiết kế bàn ghế đơn giản thay vì đặt hàng mới hoàn toàn.
  • Sử dụng đèn trang trí, cây xanh để tạo không gian ấm cúng mà không tốn quá nhiều chi phí.
  • Tối ưu không gian bằng cách sắp xếp hợp lý, tránh lãng phí diện tích không cần thiết.
2.4. Mua sắm trang thiết bị thông minh

Trang thiết bị quyết định đến chất lượng đồ uống, nhưng không phải cứ mua máy pha đắt tiền là đảm bảo thành công. Nếu không có chiến lược mua sắm hợp lý, bạn sẽ dễ dàng lãng phí ngân sách.

? Giải pháp:

✔️ Mua thiết bị phù hợp với mô hình kinh doanh:
  • Quán cafe nhỏ: Có thể chọn máy pha cafe bán tự động để tiết kiệm chi phí.
  • Quán quy mô lớn: Cần đầu tư máy công suất cao để phục vụ nhanh hơn.
✔️ Tìm nguồn hàng giá tốt:
  • Mua thiết bị thanh lý từ các quán cafe đóng cửa nhưng còn sử dụng tốt.
  • So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp trước khi mua.
✔️ Bảo trì thiết bị thường xuyên:
  • Tránh hư hỏng gây gián đoạn hoạt động.
  • Giúp kéo dài tuổi thọ máy móc, tiết kiệm chi phí sửa chữa.
>>>Tìm hiểu thông tin chi tiết: chiến lược marketing cho quán cafe.

3. Quản lý dòng tiền hiệu quả để tránh rủi ro

Ngay cả khi quán cafe đã vận hành, nếu không quản lý dòng tiền tốt, bạn vẫn có thể rơi vào tình trạng thua lỗ. Dưới đây là những chiến lược quan trọng để kiểm soát tài chính chặt chẽ.

3.1. Thiết lập ngân sách cố định và linh hoạt

Mỗi quán cafe cần có kế hoạch ngân sách rõ ràng để tránh việc chi tiêu mất kiểm soát.

? Giải pháp:
✔️ Chia ngân sách thành các khoản cố định & linh hoạt:
  • Ngân sách cố định: Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước.
  • Ngân sách linh hoạt: Nguyên liệu, quảng cáo, bảo trì máy móc.
✔️ Dự phòng ít nhất 10-20% doanh thu hàng tháng để xử lý tình huống phát sinh.

3.2. Giám sát doanh thu và lợi nhuận hàng ngày

Nhiều quán cafe không có hệ thống theo dõi tài chính rõ ràng, dẫn đến tình trạng:
❌ Không biết quán có lãi hay đang lỗ
❌ Không kiểm soát được chi phí phát sinh

? Giải pháp:
✔️ Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu, giúp theo dõi doanh thu theo từng ngày, từng ca làm việc.
✔️ Thường xuyên kiểm kê nguyên liệu để tránh thất thoát.
✔️ So sánh doanh thu với chi phí vận hành để điều chỉnh kịp thời.

3.3. Kiểm soát chi phí nguyên liệu và nhân sự

? Giải pháp:
✔️ Định lượng nguyên liệu chính xác: Hạn chế lãng phí trong pha chế.
✔️ Đào tạo nhân viên sử dụng nguyên liệu hợp lý, tránh pha chế sai sót làm tăng chi phí.
✔️ Sắp xếp ca làm việc thông minh để tránh tình trạng thừa nhân viên vào những giờ vắng khách.

4. Lập kế hoạch dự phòng tài chính khi kinh doanh quán cafe

Không ai có thể đoán trước mọi biến động trong kinh doanh. Do đó, bạn cần chuẩn bị tài chính dự phòng để giảm thiểu rủi ro.

4.1. Dự trữ vốn cho các tình huống khẩn cấp
  • Dành ít nhất 3-6 tháng chi phí vận hành làm quỹ dự phòng.
  • Hạn chế vay nợ quá nhiều để tránh áp lực tài chính.
4.2. Xây dựng chiến lược thu hút khách hàng bền vững
  • Đầu tư vào dịch vụ khách hàng tốt, giúp tăng lượng khách trung thành.
  • Chạy chương trình khuyến mãi hợp lý để kích cầu mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận.
4.3. Tận dụng các nguồn tài chính linh hoạt
  • Hợp tác với đối tác, nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn.
  • Nếu cần vay vốn, ưu tiên các quỹ hỗ trợ kinh doanh nhỏ thay vì vay ngân hàng lãi suất cao.
5. Học hỏi kinh nghiệm từ các quán cafe thành công

Không cần phải "tự mình thử sai", bạn có thể học từ những người đi trước.

5.1. Những bài học từ các chủ quán cafe lâu năm
"Bí quyết thành công không phải nằm ở số vốn đầu tư, mà là cách quản lý dòng tiền và giữ chân khách hàng."
? Bài học rút ra:
✔️ Luôn kiểm soát chi phí thay vì chỉ tập trung vào doanh thu.
✔️ Đặt trải nghiệm khách hàng lên hàng đầu để tạo lợi thế cạnh tranh.

5.2. Ứng dụng công nghệ vào quản lý quán cafe
  • Dùng phần mềm tính tiền, đặt hàng online để giảm chi phí nhân sự.
  • Quản lý nguyên liệu bằng phần mềm để tránh lãng phí.
5.3. Kết hợp marketing để gia tăng doanh thu
  • Tận dụng Facebook, Instagram, TikTok để quảng bá quán mà không tốn nhiều chi phí.
  • Chạy chương trình khách hàng thân thiết để giữ chân khách.
6. Kết luận

Setup quán cafe không chỉ đơn thuần là mở một quán cà phê đẹp mà còn là quá trình quản lý tài chính hiệu quả để đảm bảo lợi nhuận lâu dài.

Tóm tắt những điểm quan trọng:
✅ Kiểm soát chi phí ngay từ đầu: Lên kế hoạch tài chính chi tiết.
✅ Tối ưu ngân sách & dòng tiền: Giám sát doanh thu, hạn chế chi tiêu không cần thiết.
✅ Có kế hoạch dự phòng: Luôn có một khoản dự trữ tài chính cho trường hợp khẩn cấp.

? Nếu bạn đang có kế hoạch setup quán cafe, hãy tham gia các khóa học đào tạo pha chế & setup quán của daotaophache.com để được hướng dẫn chi tiết hơn! ?